Тематические проверки.

1.     Тематические проверки

В соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2000 раздел 8.2.3 «Организация должна применять подходящие методы мониторинга и, где это целесообразно, измерения процессов системы менеджмента качества.

Эти методы должны демонстрировать способность процессов достигать запланированных результатов. Если запланированные результаты не достигаются, то необходимые корректирующие действия должны предприниматься с целью обеспечения соответствия продукции».

2.     Тематические проверки

В целях обеспечения данного требования Генеральной дирекций ОАО «Сибирьтелеком»   разработана  Документированная  процедура  ДП 8.2.3-01/01-07 и утверждена приказом Генерального директора от 29.12.2007 № 670. Изменения в данный документ внесены приказом от 23.05.2008 № 335. Документ направлен во все подразделения филиала для руководства как при планировании и проведении проверок в Филиале, так и для подготовки к тематическим проверкам со стороны Гендирекции.

3.     Тематические проверки

Тематическая проверка – это проверка процессов деятельности и системы менеджмента качества, осуществляемая  в подразделениях Филиала на основании приказа директора. Тематические проверки проводятся как на уровне Генеральной дирекции применительно к филиалам по выполняемым процессам, так и на уровне филиалов применительно к процессам и подразделениям внутри филиала.

4.     Тематические проверки

Ежеквартально в Филиале составляется план тематических проверок на основе предложений владельцев процессов (заместителей директора и директоров по направлениям деятельности) и ответственных за процессы (руководителей подразделений).

5.     Тематические проверки

План тематических проверок на 3 квартал 2008г. утверждён директором Филиала 30.06.2008 и  будет направлен в ближайшее время на ознакомление всем заинтересованным лицам.

6.     Тематические проверки

Тематические проверки являются одной из составляющих  СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ОАО «Сибирьтелеком» (сокращённо  СВК).

7.     Система внутреннего контроля

Положение о Системе внутреннего контроля (СВК) утверждено Советом директоров ОАО «Сибирьтелеком» Протоколом от 28.05.2005 № 24 и введено в действие приказом Генерального директора от 07.06.2008 № 363.

8.     Система внутреннего контроля (прямоугольники)

Система внутреннего контроля Общества формируется с целью повышения надёжности, стабильности и эффективности деятельности Общества.

Система внутреннего контроля представляет собой совокупность Объектов контроля, субъектов контроля и компонентов.

К объектам контроля относятся:

9.     Объекты контроля

Организация финансово-хозяйственной деятельности;

-Организация бизнес-процессов и операций;

-Функционирование системы управления рисками;

-Функционирование системы менеджмента качества.

10.           Система внутреннего контроля (прямоугольники)

К субъектам контроля относятся

11.           Субъекты  контроля

-Совет директоров;

-Комитет Совета директоров по аудиту;

-Ревизионная комиссия;

-Департамент внутреннего аудита;

-Исполнительные органы (Правление, Генеральный директор).

12.           Субъекты  контроля

Также к субъектам контроля отнесены:

-Менеджмент функциональных подразделений (включая специально создаваемые структуры: комитет по управлению рисками, служба управления рисками, служба управления качеством).

13.           Система внутреннего контроля (прямоугольники)

К основным компонентам системы внутреннего контроля относятся:

14.           Компоненты

-Контрольная среда;

-Информационная среда (информация и коммуникации);

-Контрольные процедуры;

-Оценка рисков;

-Мониторинг.

15.           Тематические проверки

Именно для мониторинга процессов и применяются тематические проверки.

Как уже было сказано выше – планирование проведения тематических проверок осуществляется ежеквартально.

За 2 недели до проведения проверки начальник службы управления качеством напоминает о предстоящей проверке владельцам процессов и руководителю тематической проверки через служебную записку.

Одновременно с напоминанием в служебной записке сообщается о необходимости в течение 2-х рабочих дней представить перечень вопросов для включения в программу предстоящей проверки.

На основании полученной информации начальник службы управления качеством готовит приказ о проведении тематической проверки.

Тематическая проверка проводится на основании приказа директора. В приказе содержится перечень вопросов для проверки, в том числе такие вопросы – как «знания сотрудников по выполняемому бизнес-процессу». Все результаты фиксируются проверяющими в форме справки. В ходе проверки могут быть отмечены как негативные факты, так и позитивные – для применения положительного опыта другими подразделениями.

16.           Тематические проверки

После окончания проверки в течение 5-ти рабочих дней все участники проверки формируют СПРАВКИ, подписывают их у владельца проверяемого процесса и направляют в службу управления качеством.

17.           Тематические проверки

Общий ОТЧЁТ о проверке в течение 7-и рабочих дней составляет начальник службы управления качеством. Утверждается отчёт директором Филиала

18.           Тематические проверки

Утверждённый отчёт направляется:

—                     Владельцам проверяемых процессов;

—                     Ответственным за проверяемые процессы;

—                     Руководителю тематической проверки;

—                     Руководителю проверяемого   подразделения;

—                     В службу внутреннего аудита.

19.           Тематические проверки

На основании полученного отчёта руководитель подразделения, ответственный за процесс, обеспечивает разработку проекта плана корректирующих мероприятий.

В срок — не позднее  2-х дней – проект плана корректирующих мероприятий должен быть направлен в службу управления качеством.

20.           Тематические проверки

Служба управления качеством рассылает проект плана корректирующих мероприятий на согласование владельцам процессов, инициировавшим проверку, и руководителю ТП. План дорабатывается в течение 5-ти дней. Дополненный план утверждается директором Филиала и направляется на исполнение.

21.           Тематические проверки

Организация работ по выполнению плана корректирующих мероприятий в подразделении возлагается на руководителя проверяемого подразделения – ответственного за процесс.

Ответственность за корректирующие мероприятия, которые необходимо проводить на уровне Филиала, возлагается на владельца процесса.

22.           Тематические проверки

Реализация плана корректирующих мероприятий не должна превышать 6 месяцев.

После выполнения плана корректирующих мероприятий в течение 2-х дней составляется отчёт в проверяемом подразделении и направляется в службу управления качеством.

23.           Тематические проверки

Служба управления качеством  работает с владельцами процессов по согласованию плана тематических проверок,  дальнейшему утверждению плана у директора Филиала и далее по контролю исполнения плана корректирующих мероприятий.

24.           Тематические проверки

Анализ результатов тематических проверок, проводимых силами Филиала, осуществляется при проведении тематических проверок, инициированных Генеральной дирекцией —   представителями Гендирекции и службой управления качеством Гендирекции.

25.           Тематические проверки (Владельцы процессов- Служба управления качеством – Ответственные за процессы)

Подводя итог вышесказанному, в заключение нужно сказать:

Документированная процедура по тематическим проверкам разработана для обеспечения контроля выполнения процессов по вверенному направлению деятельности со стороны  владельцев процессов.

Служба управления качеством обеспечивает организацию проведения тематических проверок (сбор предложений, их консолидацию, подготовку проведения проверки – разработку вопросов, инструктаж проверяющих, подготовку отчёта о проверке, контроль сроков разработки и выполнения планов корректирующих мероприятий).

Ответственные за процессы разрабатывают планы корректирующих мероприятий и организуют их выполнение в рамках процесса.

Таким образом, выполнение тематических проверок обеспечивает соответствие требованиям стандарта ИСО 9001:2000 пункт 8.2.3 «Мониторинг и измерение процессов».

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector