Обеспечение документацией пользователей

Сотрудник ОП размещает в папку «Корпоративные нормативные документы» на сервере  по адресу: Мой компьютер\Рroliant О\Корпоративные нормативные документы» электронную версию утвержденного документа, отсканированные листы, имеющие гриф утверждения, и отсканированный приказ о введении его в действие.

Документ СМК доводится до заинтересованных подразделений СУД, согласно списку рассылки.

Руководитель заинтересованного подразделения обязан информировать сотрудников своего подразделения о содержании и об изменениях, внесенных в документ, которые имеют отношение к процессам, а также за обучение работников правилам пользования документом.

ДП, СТО, разработанные в ГД, рассылаются в филиалы:

—                     приказ о введении в действие СУД направляет факсом, если в филиале не установлена система электронного документооборота. Если в филиале установлена СЭД – приказ после подписания и регистрации, а также нормативный документ сразу же поступает в филиал;

—                     нормативный документ и отсканированные листы, имеющие гриф утверждения сотрудник подразделения-разработчика направляет электронной почтой  на канцелярии филиалов, в которых нет СЭД. В филиалы, работающие в СЭД, сотрудник подразделения-разработчика направляет электронной почтой отсканированный приказ о введении в действии документа и отсканированный лист, имеющий гриф утверждения.

Руководитель ГКК в филиале совместно с руководителем подразделения, которому был отписан документ для исполнения, определяют порядок дальнейшей работы с поступившим документом СМК.

Если документ СМК дублирует документ, уже действующий в филиале, то руководитель подразделения-исполнителя проводит сверку поступившего документа на предмет противоречий и несоответствий. В случае если обнаружены несоответствия, то в документ, действующий в филиале, вносятся изменения и дополнения.

Если    полученный     документ СМК, не дублирует действующий в филиале, то руководитель подразделения-исполнителя в своей работе должен руководствоваться полученным документом СМК или адаптировать его с учетом особенностей  и специфики филиала.

Оригиналы документов хранятся в СУД генеральной дирекции.

Ответственность за обеспечение документацией пользователей, актуализацию и хранение лежит на руководителях подразделений.

Управление внешней и внутренней документацией осуществляется согласно стандарту  СМК УД.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector