Оформление хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами за командировочные и хозяйственные расходы (кроме приобретения ТМЦ и внеоборотных активов)

Отдел кадровой политики и работы с персоналом Управления по персоналу и развитию, на основании служебного задания работника, подписанного непосредственным руководителем подразделения, готовит проект приказа о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение. Документы передаются на подпись руководителю филиала. После подписания приказа и командировочного удостоверения, отделом кадровой политики и работы с персоналом передается в ОУРДиК УУиО заверенная копия приказа о направлении работника в командировку. Командировочное удостоверение выдается под роспись работнику.

В случае отмены направления работника в командировку или изменения периода нахождения в командировке, непосредственным руководителем подразделения готовится докладная записка на руководителя филиала об отмене или изменении с указанием причин. Докладная записка с резолюцией руководителя филиала передается в отдел кадровой политики и работы с персоналом для подготовки проекта приказа. После подписания заверенная копия приказа передается в ОУРДиК УУиО.

Работнику перед отъездом в командировку выплачивается аванс на оплату командировочных расходов в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, а также на другие расходы, предусмотренные целью командировки.

При обработке данных для перечисления денежных средств на командировочные и хозяйственные расходы, вводится следующий порядок предоставления информации и оформлении первичных документов:

1) Заявление на перечисление денежных средств составляет работник ЦТ, направляемый в командировку (приложение № 1), либо работник ЦТ, имеющий право получать денежные средства на хозяйственные нужды (приложение № 2) и передает ее в СБУ ЦТ;

2) Бухгалтер СБУ ЦТ на основании заявлений работников ЦТ составляет распоряжение на перечисление (Приложение № 3) и направляет его в электронном (excel) и сканированном виде в ОУРДиК УУиО  на электронный почтовый ящик n.krutikova@oao.kuzbass.net или LOTUS до 12:00 ежедневно;

3) Бухгалтер ОУРДиК УУиО проверяет распоряжение от СБУ ЦТ, составляет сводное распоряжение и передает его в отдел казначейства с 12:00 до 12:30 ежедневно;

4) На основании сводного распоряжения отдел казначейства Кемеровского филиала перечисляет денежные средства на карточные счета работников пофамильно или по списку с указанием в платежном поручении номера и даты распоряжения;

5) Отдел бухгалтерского учета управления учета и отчетности аппарата управления после перечисления денежных средств заносит данные в АСБУ «1С: Предприятие» пофамильно, согласно распоряжения.

По возвращению из командировки работник в течение трех рабочих дней предоставляет в ОУРДиК УУиО (СБУ ЦТ) авансовый отчет с приложением первичных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Документами, служащими основанием для осуществления расчетов с подотчетными лицами за командировочные расходы являются:

  • приказ руководителя о направлении работника в командировку;
  • командировочное удостоверение;
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о выполнении (если работник направлен в командировку, цель которой связана со строительством объектов основных средств, в служебном задании указать код объекта за подписью начальника сектора экономики инвестиционных проектов);
  • авансовый отчет с приложенными первичными документами (билеты, счета за проживание, чеки, счета-фактуры и др.);
  • копия загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при направлении в командировку в зарубежные страны).

Бухгалтер ОУРДиК УУиО (СБУ ЦТ) принимает первичные документы от подотчетных лиц, проверяет на правильность оформления и обрабатывает в АСБУ «1С: Предприятие».

При возникновении перерасхода по авансовому отчету, работник подразделения ЦТ заполняет заявление на сумму перерасхода (приложение № 1) и передает СБУ ЦТ, бухгалтер СБУ ЦТ включают эту сумму в распоряжение на перечисление. Работник подразделения администрации филиала в случае возникновения перерасхода пишет заявление (приложение № 1) в ОУРДиК УУиО.

При возникновении остатка денежных средств от аванса по авансовому отчету работник ЦТ пишет заявление (приложение № 4) на удержание из его заработанной платы остатка суммы полученного аванса на командировочные/хозяйственные расходы  и передает его в СБУ ЦТ. Работник подразделения администрации филиала в случае возникновения остатка денежных средств обязан сдать их в основную кассу филиала.

Бухгалтер СБУ ЦТ составляет список на удержание  из заработной платы (приложение № 5) и передает его в сканированном варианте до 2-го числа месяца, следующего за отчетным в ОУРДиК УУиО. Оригинал списка вместе с заявлениями (оригиналы) работников об удержании оставшейся суммы аванса бухгалтер СБУ ЦТ передает в ОУРДиК УУиО не позднее  7-го числа месяца следующего за отчетным месяцем. В случае отказа работника от написания заявления на удержание из заработной платы и непредоставления авансового отчета по произведенным расходам, начальник СБУ ЦТ сообщает информацию в ОУРДиК УУиО для издания приказа об удержании из заработной платы.

Бухгалтер ОУРДиК УУиО после согласования списка и сумм по удержанию из заработной платы, подписывает документ у заместителя главного бухгалтера и передает его в отдел учета расчетов с персоналом.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector