Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации:
1) Объем
Объем информации должен рассматриваться с двух сторон:
объем символьной и воспринимаемой информации.
Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах (например, в документе имеется 900 символов).
Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук), временного интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных характеристик информанта, текущего состояния объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта).
При проведении беседы, совещания, инструктажа или других подобных мероприятий не все их участники однозначно воспринимают информацию, а некоторые понимают ее наоборот. Кроме того, одни участники могут полно пересказать содержание совещаний, а другие — лишь отдельные фрагменты.
2) Достоверность
Достоверность информации — это процент реальных сведений в общем объеме информации.
Условно говоря, достоверность имеет три уровня:
- абсолютный (100%),
- доверительный (более 80%),
- негативный (менее 80%).
Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к пользователю слишком поздно, может стать ложной, например, информация о курсах акций на бирже.
3) Ценность
Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения.
Ценность информации имеет четыре уровня:
- нулевой
- средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%)
- высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза)
- сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз).
Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость. Высокую ценность представляют имитационные модели предприятий, позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствия при различных вариантах решения. Консультационные центры по управлению оказывают информационные услуги среднего уровня ценности.
Нулевую ценность имеет информация, повторяющая известные характеристики объекта управления или представляющая ненужные характеристики для принятия решения.
4) Насыщенность
Насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет:
улучшения настроения;
поднятия эмоционального уровня;
предварительной настройки внимания на заданную тему.
Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, материальное и моральное стимулирование, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию.
Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается. При обилии фоновой информации можно пропустить или только частично воспринять объем полезной информации. В таких случаях говорят, что в сообщении, докладе, распоряжении много «воды».
Насыщенность имеет три уровня:
- высокий (80-100%)
- нормативный (50-80%)
- низкий (менее 50%).
Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации пока еще относится к искусству управления.
Современной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации (наличие большого количества текста, таблиц и цифр).
5) Открытость
Открытость информации — это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существуют три уровня открытости:
- секретная — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование (например, информация об обороне страны)
- конфиденциальная (для служебного пользования) — отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относится информация с высоким уровнем ценности (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) и сведения о потенциале предприятия (кадровом, технологическом, научном и т. п.). Например:
инвестиционные программы и планы инвестиций;
имущественное положение предприятия;
методы изучения рынка сбыта и продаж;
сведения о партнерах и клиентах;
способ производства продукции и структура цены;
условия сделок и контрактов;
- публичная (открытая) — отражает интересы общества, Потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.
Информация – это интеллектуальная собственность, товар, сведения. «Кто владеет информацией – тот владеет миром», — писал У.Черчилль