Характеристики информации

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации:

1) Объем

Объем информации должен рассматриваться с двух сторон:

объем символьной и воспринимаемой информации.

Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах (например, в документе имеется 900 символов).

Объем воспринимаемой информации характеризует полно­ту информации о каком-либо объекте для принятия обоснован­ного решения. Он зависит от символьного объема, формы пред­ставления (текст, графика, формулы, звук), временного интер­вала на ее обработку, сложности информации или ее обработ­ки, индивидуальных характеристик информанта, текущего со­стояния объекта управления (актуальность, изменение состоя­ния объекта).

При проведении беседы, совещания, инструктажа или дру­гих подобных мероприятий не все их участники однозначно воспринимают информацию, а некоторые понимают ее наобо­рот. Кроме того, одни участники могут полно пересказать со­держание совещаний, а другие — лишь отдельные фрагменты.

2) Достоверность

Достоверность информации — это процент реальных све­дений в общем объеме информации.

Условно говоря, достоверность имеет три уровня:

• абсолютный (100%),
• доверительный (более 80%),
• негатив­ный (менее 80%).

Достоверность во многом зависит от методики документо­оборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, пере­даче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достовер­ность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к пользователю слишком поздно, может стать ложной, например, информа­ция о курсах акций на бирже.

3) Ценность

Ценность информации характеризуется снижением уров­ня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения.

Ценность информации имеет четыре уровня:

• нулевой
• средний (сокращение уровня затрат или по­вышение прибыли более чем на 10%)
• высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза)
• сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз).

Ценность характеризует информацию как товар, имею­щий потребительную стоимость. Высокую ценность представ­ляют имитационные модели предприятий, позволяющие руко­водителю правильно предусмотреть возможные последствия при различных вариантах решения. Консультационные центры по управлению оказывают информационные услуги среднего уровня ценности.

Нулевую ценность имеет информация, повторяющая из­вестные характеристики объекта управления или представля­ющая ненужные характеристики для принятия решения.

4) Насыщенность

Насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучше­го восприятия полезной (профессиональной) информации за счет:

улучшения настроения;

поднятия эмоционального уровня;

предварительной настройки внимания на заданную тему.

Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, материальное и моральное стимулирование, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную инфор­мацию.

Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается. При обилии фоновой информации можно пропустить или только частично воспринять объем полезной информации. В таких случаях го­ворят, что в сообщении, докладе, распоряжении много «воды».

Насыщенность имеет три уровня:

• высокий (80-100%)
• нор­мативный (50-80%)
• низкий (менее 50%).

Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации пока еще относится к искусству управления.

Современной тенденцией информационного обеспече­ния процесса управления является увеличение насыщенности информации (наличие большого количества текста, таблиц и цифр).

5) Открытость

Открытость информации — это возможность предостав­ления ее различным контингентам людей. Существуют три уров­ня открытости:

• секретная — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование (например, информа­ция об обороне страны)
• конфиденциальная (для служебного пользования) — от­ражает интересы общества, потребности группы или коллекти­ва людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденци­альной относится информация с высоким уровнем ценности (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) и сведения о потенциале предприятия (кадровом, технологическом, научном и т. п.). Например:

инвестиционные программы и планы инвестиций;

имущественное положение предприятия;

методы изучения рынка сбыта и продаж;

сведения о партнерах и клиентах;

способ производства продукции и структура цены;

условия сделок и контрактов;

• публичная (открытая) — отражает интересы общества, Потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на ис­пользование.

Информация – это интеллектуальная собственность, товар, сведения. «Кто владеет информацией – тот владеет миром», — писал У.Черчилль