Вспомним основные функции руководителя и выясним, с какой информацией приходится работать руководителю при выполнении той или иной функции.
- организация
- планирование
- контроль
- самосовершенствование или нововведения в управлении
- управление связями вне организации
- управление персоналом
Первая включает в себя выбор целей организации, постановку основных задач и путей их достижения, контроль за выполнением.
При выполнении этой функции руководителю приходится переработать огромное количество информации: это и изучение всевозможных финансовых, производственных документов, периодической печати, знакомство с новыми законодательными актами. Руководителю необходимо познакомиться и с маркетинговой информацией, т.к. выходя на рынок, предприятия особенно нуждаются в оперативных, достоверных данных о ценах, номенклатуре, изготовителях, о состоянии рынка труда и сбыта, о спросе и предложениях в стране и за рубежом. К сожалению, не всегда руководитель может обоснованно выбрать критерий оптимальности и поэтому принимаемые им решения по существу оказываются случайными. Следовательно, при принятии решений необходимы иные, научно-обоснованные математические методы управления. С некоторыми из них вы уже познакомились в курсах:
— мат. моделирования
— исследования операций
— линейного программирования.
- Функция планирования деятельности предприятия в настоящее время требует огромных знаний, умений, навыков, необходимо разбираться в потоке информации, идущей из различных источников: государственного масштаба, министерских данных, экономических показателей, информации различных финансовых институтов. В развитых странах уже сейчас большая часть работ по планированию передается компьютеру, при этом существенно повышается качество планов.
- Наладить четкий контроль можно только при четко организованной информационной системе управления. Зарубежный опыт свидетельствует о том, что возникают такие системы контроля, которые дают возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и даже обеспечивают нахождение вероятных причин возникновения.
- Возьмем следующую функцию руководителя. Мы ее назвали самосовершенствованием или инновационная деятельность Известно, что один из характерных признаков преуспевающих компаний — это изобретательность в непрерывном реагировании на любые изменения в окружающей среде.
Руководителю постоянно приходится давать ответы на одни и те же вопросы, вновь и вновь встающие перед ним:
— каким образом заблаговременно обнаружить важнейшие изменения, происходящие в условиях работы организации?
— как добиться внедрения нового с минимальными затратами?
— в какую сторону изменить методы работы, чтобы удержать предприятие на плаву? и т. д.
Выполнение данной функции также предполагает работу с литературой, участие в конференциях, симпозиумах, знакомство с данными социологов и психологов, То есть и выполнение этой функции невозможно без работы с информацией.
- Следующая функция руководителя — это РR. Это работа со средствами массовой информации, выстраивание отношений с потребителями, с партнерами, с сотрудниками, с местной общественностью, с властью. Для обеспечения эффективного выполнения этих задач от менеджера требуется умение находить нужную информацию, анализировать ее, хранить и т.д. Кроме того, руководитель должен располагать информацией, обеспечивающей безопасность функционирования его предприятия.
- И, наконец, функция — управление персоналом. Это, прежде всего, конечно, работа с кадрами, включающая в себя подбор и расстановку кадров, мотивацию трудового поведения работников, их аттестацию, обучение и переобучение кадров и т.п. По мнению специалистов, информация о персонале должна соответствовать следующим требованиям:
- Простота
- Наглядность
- Однозначность
- Сопоставимость
- Преемственность
- Актуальность.
Руководителю предстоит работать с информацией, взятой из баз данных отдела кадров, возможно, требуется проанализировать результаты психологического тестирования. Многим руководителям приходится иметь дело с различного рода оценками деятельности подчиненных, а также с данными социологических исследований. На больших солидных предприятиях создаются целые отделы социального развития (правда на Западе они были созданы десятилетиями раньше), в которых концентрируется колоссальный объем социальной информации, так необходимой для эффективного осуществления управления. Значение социальной информации для руководителя, управленца нельзя недооценивать. Функция «управление персоналом» стала в настоящее время важнейшей частью менеджмента.
По данным исследователей, руководитель тратит до 90 % своего времени на обмен информацией, необходимой для принятия управленческих решений и доведение принятых решений до подчиненных. Без этого он не может выполнять свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, а также в сфере планирования, организации, мотивации и контроля. Осуществление такого обмена информацией является связующим процессом для любого управленческого действия.
