Пути решения проблем, связанных с несовершенством системы информационного обеспечения между складом и другими службами

Упоминаемая ране автоматизированная база данных (АБД) «Виктория» позволяет более эффективно организовать работу склада и коммерческого отдела. Но как уже было сказано ранее, ее функции не реализуются в полном объеме. Это связано с тем, что персонал, работающий с АБД не прошел  обучения в необходимом для эффективной эксплуатации объеме.

При работе над дипломным проектом автор изучил эту программу и сделал определенные выводы, которые позволили сформулировать следующие рекомендации:

А)  Для обеспечения удобства работы с перечнем продаваемых товаров «Виктория» предоставляет возможность ведения многоуровневого номенклатурного справочника товаров (номенклатуры).  Всю  входящую номенклатуру товаров можно распределить по группам по какому-либо признаку (например: Напитки-соки-ВВ-яблочный-1л). При подготовке документов на продажу товаров в системе используется прайс-лист  в котором указываются цены на товары. На любой товар можно ввести 3 различных цены — по формам оплаты: в условных единицах (у.е.), в рублях по безналичному расчету и в рублях за наличный расчет. Эти цены будут автоматически вноситься во все документы на продажу товаров в соответствии с выбранной формой оплаты.

Б) Если имеется  потребность продавать какие-либо товары совместно или со скидкой, система предоставляет возможность описания таких комплектов товаров. В этом случае есть возможность назначать цену как на любой из входящих в комплект товаров, так и на комплект в целом. По каждой операции с товарами в системе предусмотрен соответствующий документ. При  оплате товара по   безналичному расчету – это счет, при оплате за наличный расчет и  операциях по выдаче товара со склада (расход) – накладная; при операциях по оприходованию товара на складе (приход) — акт приемки, при проведении инвентаризации на складе — инвентаризационная опись наличия товаров на складе. Кроме этого, счета, накладные и акты приемки подразделяются по видам: счета — по оплате (в рублях и в условных единицах), накладные — по форме оплаты и статье расхода  (продажа  но безналичному расчету в рублях и в у.е.) продажа за наличный  расчет в рублях и в у.е., передача на другой склад (магазин),  выдача по бартеру , снятие с консигнации, передача на основные фонды,  расходные материалы (малоценные и  быстроизнашивающиеся  предметы),  акты приемки — по статье прихода (закупка товара, приход с  другого  склада (магазина), возврат от покупателя, снятие с основных фондов, приход по бартеру, приемка на консигнацию).

В) Необходимо использовать незадействованные ранее функции АБД «Виктория»

1)   Ведение справочника курса доллара

2)   Обработка актов приемки товара

3)   Обработка инвентаризационной описи

4)   Анализ работы фирмы — формирование, вывод на экран, на печатающее устройство и в файл на диске отчетов о деятельности фирмы:

  • Анализ продаж за период.
  • Отчеты по итогам работы за день:
  • Статистика работы за период.

Для обеспечения контроля за движением товаров на складе достаточно в момент оформления документов по движению товаров заносить эти данные в компьютер. Но несмотря на всё совершенство складской программы этого оказывается недостаточно для того, чтобы обеспечить оперативными данными все функциональные  службы фирмы. Создание локальной сети позволило бы решить эту проблему.

После  подробного изучения функций АБД «Виктория» автор работы внес предложение  провести обучение персонала полной работе с АБД собственными силами.

Для того, чтобы коммерческий отдел мог в любой момент времени узнать о наличии товаров на складе, а так же для других целей, в организации необходимо запланировать установку мини-АТС, тогда процесс управления поднимется на новый качественный уровень. Связь должна быть обеспечена между всеми отделами. Стоимость мини-АТС 9500 р., эти затраты в масштабах ЗАО «ТД Терем» невелики. В то же время, они помогут значительно повысить эффективность управления компанией, повысить эффективность информационного обмена и более  оперативно реагировать на требования клиентов.

Необходимо также запланировать объединение всех компьютеров фирмы в локальную сеть, что не связано  с какими-либо затратами. После проведения этих мероприятий каждый участок будет вести свою работу отдельно, при этом на главном компьютере всегда будет возможность получить обновлённую информацию обо всех изменениях и остатках имущества и обязательств на данный момент.

Пока же учёт товародвижения необходимо вести в офисе. Для этой цели все копии приходных и расходных документов склада должны поступать в офис по мере совершения хозяйственных операций. Данные из этих документов заносятся в головной компьютер, при этом у руководства и других служб всегда есть возможность узнать о наличии товаров.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector