Под изменением (актуализацией) документа понимается любое исправление, исключение, добавление каких-либо данных в этот документ.
Актуализировать документ может только то подразделение, которое его разрабатывало.
Изменение в документе, влекущее изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением изменений во все взаимосвязанные документы.
Изменение (актуализация) производится:
— при изменении или дополнении норм, правил, стандартов, технических условий, на которые имеется ссылка в данном документе;
— при изменении структуры управления и обязанностей персонала;
— при изменении технических и управленческих процессов, а также СМК;
— в случае выявления несоответствий в ходе работы или аудита.
В случае выявления несоответствий в ходе работы пользователей с документацией, а также в результате проведения аудита или осуществления проверки на действенность и актуальность документации, все несоответствия анализируются и, по результатам анализа, вносятся изменения.
Изменения вносятся на основании приказа генерального директора.
При актуализации сотрудник подразделения – разработчика вносит изменение в документ, заполняет лист регистрации изменений к данному документу Ф 4.2.3-01 и доводит приказ об изменении и изменённый документ до персонала (согласно списку рассылки документа в СЭД).
Сотрудник, внесший изменение в документ, в течении 2-х дней после подписания приказа о внесении изменения должен представить в ОП электронную версию измененного документа и отсканированный приказ для размещения на сервер в общедоступную папку «Корпоративные нормативные документы» и для регистрации документа в реестре корпоративных нормативных документов СМК Ф 4.2.3-02.
В случае большого объема вносимых изменений или объем накопленных изменений затрудняет использование документа, целесообразно разработать новую версию документа.
У новой версии документа в идентификационном номере увеличивается номер версии, при необходимости меняется год ввода в действие. Переизданный документ вводится в действие аналогично новому документу.
ОП удаляет отмененный документ из папки «Корпоративные нормативные документы» на сервере ГД и вносит изменение в реестр корпоративных нормативных документов СМК Ф 4.2.3-02.
В случае разработки новой версии документа сотрудник ОП вычеркивает отмененный документ из реестра Корпоративных нормативных документов сплошной линией и в графе «Статус» пишет «Отмененный».
Во всех этих случаях ответственными за своевременное и полное внесение изменений в документ, отмену и изъятие из обращения устаревшего документа является ответственный за процесс.
Если в течение 3-х лет в документ СМК не вносились изменения, то начальник ОП направляет в адрес ответственного за процесс служебную записку о необходимости проверки документа на актуальность.
Ответственность за использование в подразделениях актуальных (действующих) документов возлагается на руководителей подразделений ОАО «Сибирьтелеком».
Загрузка...
